BPM چیست؟

در این مقاله آموزشی سعی داریم تا شما را با مفهوم BPM آشنا کنیم.

پس با ما تا انتهای این مقاله سودمند آموزشی همراه باشید.

• کلمات کلیدی پر کاربرد

BPM: به معنی مدیریت فرآیند های کسب و کار و مخفف عبارت Business Process Management می باشد.

• BPM چیست؟

اولین نکته ای که در خصوص BPM وجود دارد این است که BPM را می توان برای سازمانهای بزرگ و کوچک به طور یکسان اعمال کرد.

در ابتدا هدف از رویکرد BPM را تشریح می کنیم :

هدف از استفاده از BPM- بهبود عملکرد و چابکی کسب و کار با استفاده از یک یا همه موارد زیر می باشد:

1. مجموعه ای جامع ، کاملاً شناخته شده و مستند از فرآیندهای استاندارد شده – که معمولاً در چارچوب فرایند تعریف می شوند تا شفافیت و کارایی را به همراه داشته باشند که معروف به BPMمی باشد.

2. رویکردی برای بهبود فرآیند شامل رویکردی برای اندازه گیری و نظارت بر فرآیندهای روزمره کاری برای بهبود مستمر و کارآیی فرآیند ها که معروف به BPI / BPMمی باشد.

3. استفاده از فناوری اطلاعات / نرم افزار که شامل مدلسازی فرایند ، شبیه سازی فرایند ، مخازن فرآیند ، گردش کار ، یکپارچه سازی ، گزارشگری و سایر فناوری ها برای تسهیل موارد 1 و 2 و همچنین خودکارسازی و بهینه سازی بیشتر فرایندهای کسب و کار و سازمانی که معروف به BPMS / SOA / BI می باشند.

در زیر چند اصطلاح اساسی قبل از اینکه بیشتر به  بررسی موضوع بپردازیم آورده ایم:

• تعریف فرآیند کسب و کار –Business Process

فرآیند های کسب و کار می تواند از پردازش سفارش مشتری ، افتتاح حساب جدید ، استخدام کارمند جدید و امثال این موارد  باشد.

پس تعریف آن به این صورت می باشد:

مجموعه مراحلی است در فعالیتهای روزمره ما  و برای رسیدن به نتیجه مطلوب انجام می شود.

• انواع فرایندهای کسب و کار

مراحل یا انواع مختلفی از فرایندهای کسب و کار وجود دارد. انواع فرآیندهایی که در اینجا تحت عنوان “Super Processes” شناخته می شوند (شامل فرایندهای مدیریتی ، فرایندهای عملیاتی و فرایندهای پشتیبانی).

همانطور که در شکل ذیل آمده است.

فرآیندهای عملیاتی یا Operational processes- همچنین “جریان ارزش اصلی” یا “فرایندهای اصلی” نیز نامیده میشوند ، در واقع  فرایندهایی هستند که در طراحی ، تولید و تحویل محصولات و خدمات یک شرکت مهم هستند. نمودار بالا شامل چند نمونه از این فرایندهای Super Processes کسب وکار است.  یک مفهوم اصلی در BPM تمرکز بر بهینه سازی “جریان ارزش” یا فرایندهایی است که به طور کلی ارزش را به مشتری می رسانند.

فرآیندهای Super Processes معمولاً می توانند به فرایندها یا گروه های کسب وکار سطح بالا تقسیم شوند. به عنوان مثال ، اگر فرآیند Super Processes مدیریت چرخه کارکنان را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم ، می توان آن را در چندین فرآیند تجاری مانند استخدام  ، مدیریت مزایا ، بررسی عملکرد و خروج کارمندان دسته بندی کرد.  همانند آنچه در شکل ذیل آمده است.

این فرایندهای سطح بالای کسب و کار را می توان به فرآیندهای سطح گردش کار-work Flow تقسیم کرد که عبارتند از فعالیت ها و وظایف دقیق برای انجام هر فرآیند ، همانطور که توسط گردش کار بررسی عملکرد در تصویر بالا نشان داده شده است.

درک چگونگی فعالیت های روزمره کار در نهایت برای فرآیندهای سطح بالا و فرآیندهای Super Processes  برای ایجاد معیارها و همسویی فعالیت های کاری با اهداف استراتژیک و اهداف کسب و کار اساسی است.

• بهبود فرایند

امروزه ناکارآمدی های زیادی در زمینه نیروی کار و سیستم های کسب و کار وجود دارد که می تواند به راحتی منجر به مشکلاتی از جمله کیفیت پایین خدمات و در نتیجه عدم رضایت مشتری ،افزایش هزینه های غیرضروری و کاهش روحیه کارکنان شود. غالباً ، می توانید مستقیماً این مسائل و مشکلات را به درک ، اندازه گیری و کنترل ضعیف فعالیت های روزمره کاری مرتبط کنید (فرایندهای کسب و کار AKA). بنابراین یکی دیگر از جنبه های اصلی BPM ، درک بهتر فرایندها (از طریق تکنیک هایی مانند ترسیم / مستند سازی فرآیندها و گردش کار) و جستجوی ضایعات و راه های ساده سازی و بهبود فرایندها است.

مثال شکل پایین یک فرایند HR سطح گردش کار را نشان می دهد و سعی دارد مکانیسم های نسبتاً بی نظمی را که احتمالاً همه ما خیلی با آنها آشنا هستیم نشان دهد. وقتی رسمیت یا تمرکز کمی برای بهبود فرآیند در نظر گرفته شود ، ممکن است همه بدانند که هدف نهایی چیست ، اما ممکن است به نظر برسد که هر بار با این روش متفاوت برخورد می شود. (وقتی همه در مورد چگونگی “شکسته” بودن فرآیند صحبت می کنند ، شما احتمالاً یک نامزد فرآیند خوب برای ایجاد بهبود BPM در مورد آن دارید).

با استفاده از انواع روش های BPM و تکنیک های تجزیه و تحلیل که ما در مقالات دیگر وب سایت پوشش می دهیم ، شما با نحوه و تکنیک های لازم در بهبود کسب و کار خود از آشنا خواهید شد.

• خودکارسازی فرایند- Process Automation

برخی از فرایندها ،  نه همه ی آنها ، همچنین می توانند با استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار BPMS ) پیاده سازی شوند. سیستم  های BPMS ترکیبی از ابزارهای اتوماسیون گردش کار ، یکپارچه سازی ، نظارت و مدیریت می باشند که می توانند مزایای بسیار چشمگیری برای سازمان داشته باشند. آنها می توانند فرآیندهای گردش کار و تنظیم خودکار را انجام دهند ، خطاها را کاهش می دهند ، معیارها و KPI و قابلیت مشاهده را در لحظه و به صورت آنلاین ارائه می دهند. ضرب الاجل ها را اجرا کنید اعتبار سنجی ، مسیریابی صحیح و همگام سازی داده ها ؛ هزینه های آموزش را کاهش داده و سایر مزایا را نیز فراهم کنید. این پیشرفت ها می توانند تأثیرات مثبت بسیار جدی بر مسیر اصلی یک کسب و کار داشته باشند.

BPMS می تواند اغوا کننده باشد ، اما تلاش برای اجرای این سیستم ها باید به دقت مورد بررسی قرار گیرد. آنچه ممکن است در ابتدا یک فرآیند ساده به نظر برسد در واقع ممکن است استثناهای “پنهانی” زیادی داشته باشد به طوری که یک تلاش اتوماسیون به یک پروژه بسیار گسترده تر و گران تر از آنچه در ابتدا تخمین زده می شد تبدیل می شود.

با تعریف برخی از این عناصر ، بیایید به این سوال برگردیم – bpm چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)  :

BPM یکی از کلمات اختصاری کسب و کار است که به طور متفاوتی و با تعاریف گوناگون در زمینه های مختلف استفاده شده است.

دیدگاه جامع BPM شامل هر سه مفهوم زیر است:

– در حالت ایده آل ، BPM یک رویکرد / فلسفه مدیریت است که توسط تیم مدیریت یک شرکت هدایت می شود و بر درک و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار تأکید دارد. با تعریف فرآیندهای کسب و کار ، ایجاد اندازه گیری برای ردیابی عملکرد آنها در همسویی با اهداف کسب و کار سازمان ، پیاده سازی بهبودها و فرآیندهای نظارت ، شرکت ها نه تنها می توانند سریعتر برای پاسخگویی به تقاضاهای متغیر بازار آمادگی داشته باشند ، بلکه می توانند محصولات و خدمات با بهترین کیفیت را در سریعترین زمان و کمترین هزینه ارائه دهند. راهی موثر برای مشتریان داخلی و خارجی بدون نیاز به مراجعه حضوری. مدیریت تغییر و مدیریت عملکرد از جنبه های اصلی BPM است.

– BPM همچنین می تواند به یک روش برای ایجاد چرخه عمر بهبود فرآیند مداوم اشاره کند. متدولوژی ها راهنمایی های خاصی را در قالب مراحل ، فعالیت ها و تکنیک هایی ارائه می دهند که تیم های تجاری می توانند برای بهبود مستمر فرآیند تجارت استفاده کنند.

– گاهی اوقات BPM به فناوری گفته می شود که برای کمک به انجام فعالیتهای این روش و / یا اجرای آن استفاده می شود. نرم افزار BPM می تواند به ترسیم و مستند سازی فرایندهای کسب و کار برای کمک به ارتباطات ، تجزیه و تحلیل آنها برای شناسایی ناکارآمدی ها ، کنترل آنها از طریق گردش کار ، خودکارسازی فعالیت ها ، نظارت بر فعالیت ها و عملکردهای تجاری و همچنین   تقویت سیستم های رایانه ای فعلی برای بهینه سازی نیروی کار کمک کند. باید توجه داشته باشیم که هیچ فناوری زیربنایی کلیدی وجود ندارد که یک سیستم را به عنوان “BPM” تعریف کند.

برگرفته از مجموعه قالات وب سایت BPMExpert.ir و www.what-is-bpm.com